Automatische herinneringen en reviewverzoeken

Twee mails waar je zelf niets voor hoeft te doen: een herinnering vóór de afspraak, zodat minder klanten het vergeten, en een vraag om een review erna. Hier lees je wanneer ze vertrekken, hoe je dat bijstuurt en waar je kan zien of ze verstuurd zijn.

De herinnering vóór de afspraak

Elke bevestigde afspraak krijgt automatisch een herinneringsmail, standaard 24 uur op voorhand. Je hoeft dit niet aan te zetten. De mail vermeldt de behandeling, de medewerker, de datum en het uur.

Wordt een afspraak geboekt terwijl ze al binnen die termijn valt, bijvoorbeeld 's avonds voor de volgende ochtend, dan gaat de herinnering binnen enkele minuten de deur uit.

De timing aanpassen

Een tip: de tekst in de mail spreekt over “je afspraak van morgen”. Hou de termijn daarom best rond 24 uur, anders klopt die zin niet.

1. Ga naar Account › Instellingen, onderdeel Herinneringen.
2. Vul bij Uren vooraf in hoeveel uur voor de afspraak de herinnering moet vertrekken.
3. Klik in de balk onderaan het scherm op Wijzigingen opslaan.

Welke afspraken geen herinnering krijgen

Enkel bevestigde afspraken krijgen een herinnering. Staat een afspraak nog op wachten op betaling of op jouw bevestiging, dan vertrekt er niets tot je ze bevestigt. Geannuleerde afspraken krijgen uiteraard ook geen herinnering.

SMS-herinneringen

Bovenop de mail kan je ook een sms laten versturen, via het vinkje SMS-herinneringen bij Account › Instellingen, onderdeel Herinneringen, gevolgd door Wijzigingen opslaan. Uitzetten doe je door het vinkje weer weg te halen en op te slaan. Sms is een extra: het zit niet standaard in je plan, vraagt een eigen smstools.be-account en moet apart geactiveerd worden. Neem contact op met Boekr voordat je het vinkje aanzet, zodat we kunnen bevestigen dat het voor je salon werkt.

Een sms vertrekt enkel als er een telefoonnummer bij de afspraak staat. Bij online boekingen is dat altijd zo. Bij afspraken die je zelf inplant, hangt het af van wat je invult.

Zien wat er verstuurd is

Open een afspraak in Planning › Agenda of Planning › Afspraken en scroll naar het blok E-mails. Daar zie je drie regels: Bevestiging, Herinnering en Review-verzoek. Per mail staat er “Verstuurd op” met datum en uur, of “Gepland” wanneer hij nog moet vertrekken. Met Nu sturen of Opnieuw verstuur je een mail zelf, bijvoorbeeld als een klant zegt dat ze niets kreeg.

Het reviewverzoek na de afspraak

Ongeveer twee uur nadat je een afspraak op Voltooid zet, krijgt de klant een mail met de vraag hoe het was en een knop “Laat een review achter”. Op Voltooid zetten doe je in de afspraak zelf, met de knop Afronden. Ze geeft daar een score van één tot vijf sterren en kan een opmerking toevoegen.

Belangrijk: zonder Voltooid geen reviewverzoek. Zet je afspraken achteraf niet op voltooid, dan vertrekt deze mail nooit. Er wordt ook niets gestuurd als de klant voor die afspraak al een review gaf, of als er geen e-mailadres bekend is.

Alle reviews vind je bij Klanten › Reviews, met je gemiddelde score bovenaan.

Tevreden klanten naar Google sturen

Op het Pro-plan vul je bij Account › Instellingen, onderdeel Marketing, het veld Google review-link in en klik je op Wijzigingen opslaan. Wil je de knop weer weg, maak het veld dan leeg en sla op. Geeft een klant vier of vijf sterren, dan ziet ze na het versturen een knop om die review ook op Google te plaatsen.

Wie lager scoort, krijgt die knop niet. Die feedback komt enkel bij jou terecht, zodat je zelf contact kan opnemen.

Veelgestelde vragen

Ook nuttig

• Wat te doen bij een no-show: Markeren, kosten inhouden en herhaling voorkomen.
• Aanbetalingen en annuleringsbeleid: Bepaal wat een klant vooraf betaalt en tot wanneer ze kosteloos kan annuleren.
• Klantgegevens en privacy: Wat Boekr bewaart, wie het ziet en wat jouw verplichtingen zijn.