Ruimtes en toestellen: nooit meer dubbel geboekt

Je agenda houdt al bij welke medewerker vrij is. Maar soms is niet de medewerker de beperking, wel de kamer of het toestel. Met Ruimtes & toestellen vertel je Boekr wat je salon fysiek heeft, zodat een tijdstip pas boekbaar is als ook die ruimte of dat toestel vrij is.

Wanneer heb je dit nodig

Een voorbeeld: je nagelsalon heeft drie medewerkers, maar slechts twee pedicurestoelen. Zonder deze functie kunnen drie klanten tegelijk een pedicure boeken, want er zijn drie medewerkers vrij. De derde klant zit dan zonder stoel.

Hetzelfde geldt voor één behandelkamer voor gezichtsverzorging, een lasertoestel dat je deelt, of een zonnebank. Overal waar meerdere medewerkers hetzelfde ding nodig hebben, voorkom je zo een dubbele boeking.

Een ruimte of toestel toevoegen

Ruimtes en apparatuur staan op de pagina in twee aparte lijsten, Ruimtes en Apparatuur. Bij elk item zie je aan welke behandelingen het gekoppeld is, of de melding “Nog aan geen enkele behandeling gekoppeld”. Met het potloodje pas je een item aan, met het vuilbakje verwijder je het (na bevestiging).

1. Ga in je dashboard naar Aanbod › Ruimtes & toestellen.
2. Klik op Nieuw (op je gsm is dat de ronde plusknop rechtsonder).
3. Kies bovenaan het type: Ruimte (behandelkamer, stoel, cabine) of Apparatuur (toestel, machine, zonnebank).
4. Geef een naam, bijvoorbeeld “Pedicurestoel” of “Behandelkamer 1”. Een emoji, kleur en notitie zijn optioneel, handig voor bijvoorbeeld onderhoudsinfo.
5. Vul bij Hoeveel exemplaren? in hoeveel je er hebt staan, en klik op Opslaan.

Het aantal exemplaren: hoeveel klanten tegelijk

Heb je drie zonnebanken, maak dan één item “Zonnebank” aan met 3 exemplaren in plaats van drie losse items. Boekr laat dan tot drie klanten op hetzelfde moment boeken. De vierde klant ziet dat tijdstip niet meer. In de lijst verschijnt zo'n item met het label “3× tegelijk”.

Gebruik losse items als de exemplaren niet uitwisselbaar zijn, bijvoorbeeld een grote kamer voor duobehandelingen en een kleine kamer voor één persoon.

De ruimte koppelen aan een behandeling

Wil je de koppeling weer weghalen, kies dan in diezelfde keuzelijst Geen en sla op dezelfde manier op.

Zolang de koppeling staat, houdt Boekr bij het tonen van vrije tijdstippen rekening met alle afspraken van alle medewerkers die diezelfde ruimte gebruiken.

1. Ga naar Aanbod › Behandelingen en klik op de behandeling.
2. Ga naar het tabblad Resources.
3. Kies in de keuzelijst Vereist een ruimte/toestel? de juiste ruimte of het juiste toestel.
4. Klik onderaan op Volgende tot je op het laatste tabblad Instellingen staat, en klik daar op Opslaan.

Wat de klant ziet

Niets extra. De klant kiest zelf geen kamer of toestel, die stap bestaat niet. Ze ziet enkel tijdstippen waarop zowel een medewerker als de ruimte vrij is.

Daardoor kan een medewerker in je agenda vrij lijken, terwijl dat moment online niet boekbaar is. De ruimte is op dat moment dan al volzet.

Goed om te weten

Per behandeling kies je één ruimte of één toestel. Heeft een behandeling er twee nodig? Koppel dan het item waarvan je er het minst hebt, want dat bepaalt wanneer je volzet bent.

Heeft een behandeling een inwerktijd, dan blijft de ruimte tijdens die pauze bezet. De medewerker kan intussen wel een andere klant helpen, maar niet in dezelfde stoel.

Veelgestelde vragen

Ook nuttig

• Inwerktijd: een andere klant helpen terwijl een kleuring inwerkt: Laat de inwerktijd van een kleuring vrij voor een andere afspraak.
• Een behandeling enkel op bepaalde dagen en uren aanbieden: Beperk wanneer één behandeling geboekt kan worden, los van je werkuren.
• Werkuren en rooster beheren: Vaste uren, wisselende weken, verlof en uitzonderingen.