Klantenbeheer
Wat je over een klant weet, zit vaak in het hoofd van één medewerker. Zodra die er niet is, begint het gesprek opnieuw en moet de klant zelf uitleggen wat er de vorige keer gebeurd is. Een gedeeld klantenoverzicht lost dat op.
De volledige geschiedenis
Bij elke klant zie je alle vorige en komende afspraken: welke behandeling ze kreeg, bij wie, wanneer, en wat ze betaalde.
Vanaf datzelfde scherm boek je meteen een nieuwe afspraak voor die klant. Die wordt aan haar bestaande fiche gehangen, zodat er geen tweede fiche met dezelfde naam ontstaat.
Boekr-functie
Wat er op een klantfiche staat
Alles wat je collega nodig heeft om de klant verder te helpen alsof ze haar de vorige keer zelf geholpen heeft.
Elke vorige en komende afspraak, bij wie, en wat ze betaalde.
Kleurformules, allergieën en voorkeuren, gedeeld in plaats van onthouden.
Om een resultaat te herhalen of net bij te sturen. Zit in Grow.
Vooraf ingevuld door de klant, meteen bij de afspraak.
Notities die je team deelt
Kleurformules, allergieën, voorkeuren of gewoon wat er de vorige keer besproken is: notities staan bij de klant en zijn zichtbaar voor wie haar de volgende keer helpt.
Dat maakt je salon minder afhankelijk van één persoon. Wie invalt, weet waar ze aan begint.
Foto's per behandeling
Voeg foto's toe aan een klantfiche om resultaten over de tijd te volgen. Handig bij kleuringen en bij behandelingen waar de klant een vorig resultaat wil herhalen of net wil bijsturen.
De fotogalerij per klant zit vanaf het Grow-plan.
Intakeformulieren
Voor behandelingen die dat vragen, laat je de klant vooraf een formulier invullen. De antwoorden komen bij de afspraak terecht, zodat je ze bij de hand hebt in plaats van op papier in een map.
Bevat een formulier gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid of allergieën, dan wordt daar apart uitdrukkelijke toestemming voor gevraagd. Dat is wat de GDPR voor dat soort gegevens verwacht.
Betaalgedrag in één oogopslag
Naast de behandelingen zie je ook hoe vaak een klant eerder niet is komen opdagen of te laat annuleerde.
Voor wie dat herhaaldelijk doet, kan je per klant instellen dat een aanbetaling verplicht is, zonder je beleid voor al je andere klanten te moeten verstrengen.
Wat de klant zelf kan
Klanten hoeven je niet te bellen om te weten wanneer hun afspraak staat. Via hun e-mailadres bekijken ze hun eigen afspraken, en binnen jouw annuleringsvenster verzetten of annuleren ze die zelf.
Elke keer dat een klant dat zelf regelt, is een telefoontje dat jij niet moet aannemen terwijl je met iemand anders bezig bent.
Veelgestelde vragen
Ontstaat er een dubbele fiche wanneer een klant met een ander e-mailadres boekt?
Boekr koppelt een boeking aan een bestaande klant wanneer die te herkennen is, en boekingen die je vanuit een klantfiche maakt, hangen sowieso aan diezelfde fiche.
Kunnen mijn medewerkers alle klantgegevens zien?
Medewerkers zien de klantinformatie die ze nodig hebben om hun afspraken uit te voeren, zoals notities en geschiedenis. Instellingen, omzetcijfers en betaalgegevens blijven voorbehouden aan eigenaars en managers.
Is dit in orde met de GDPR?
Boekr treedt op als verwerker voor jouw salon en werkt met een verwerkersovereenkomst. Klantgegevens worden in de EU verwerkt, gevoelige gegevens in intakeformulieren vragen om uitdrukkelijke toestemming, en je kan een volledige export of verwijdering van je gegevens aanvragen.
Kan ik mijn klantenbestand exporteren?
Ja. Je kan op elk moment een volledige export van je salongegevens downloaden, inclusief je klanten en afspraken. Je gegevens blijven van jou.
Verder lezen
- Online agenda voor je salon: Eén agenda voor je hele team, live bijgewerkt zodra er geboekt wordt.
- Online betalen en aanbetalingen: Laat klanten vooraf betalen via Stripe. Het geld gaat rechtstreeks naar je eigen rekening.
- Slimme wachtlijst: Vrijgekomen plekken worden automatisch aangeboden aan wie wacht.
- Boekr voor kapsalons
- No-shows voorkomen
Deze functie zit in Boekr vanaf het Starter-plan. Bekijk wat elk plan kost.
Bekijk de prijzen